Hinweisgeberschutzgesetz
Bei uns haben Mitarbeitende immer die Möglichkeit vertraulich und sicher Bedenken und Informationen zu möglichen Fehlverhalten bezüglich der Einhaltung gesetzlicher und interner Bestimmungen und des MinebeaMitsumi Verhaltenskodex (Code of Conduct) zu äußern.
Der Verhaltenskodex fasst alle für uns wesentlichen Verhaltensregeln zusammen und bietet unseren Mitarbeitenden eine verlässliche Orientierung.
Auf Grundlage europäischer und nationaler Whistleblower-Vorschriften gilt ein besonderer Schutz für Hinweisgeber. Diese Vorschriften regeln den Schutz von Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen zu Verstößen erlangt haben und diese an die vorgesehenen Meldestellen melden. Durch die berechtigte Meldung von Verstößen entstehen ihnen keine Nachteile.
Jede Meldung wird gründlich geprüft, Verdachtsfälle werden untersucht und Verstößen werden konsequent verfolgt und geahndet.
Folgende Anlaufstellen stehen unseren Mitarbeitenden zur Verfügung:
Im unmittelbaren Arbeitsumfeld
Mitarbeitende können sich an Personen in ihrem unmittelbaren Arbeitsumfeld wenden, um Fragen zum Verhaltenskodex zu stellen oder Verstöße zu melden. Dies sind Führungskräfte, Geschäftsleitung, Datenschutzbeauftragte oder die Mitarbeiter der Personalabteilung.
Hinweisgebersystem
Mit dem Hinweisgeberportal “LegalTegrity” bieten wir allen Beschäftigten die Möglichkeit, Verstöße gegen Fehlverhalten, gesetzliche Bestimmungen und unternehmensinterne Regelungen zu melden – auch anonym.
Die Angaben unterliegen dabei der Vertraulichkeit im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den entsprechenden nationalen Gesetzen verarbeitet. Zudem sind wir verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen Personen weitestgehend zu schützen. Das bedeutet, personenbezogene Daten werden nur den zuständigen Personen der internen Meldestelle bekannt und dürfen nur in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen offengelegt werden.
Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird nicht vor einer Weitergabe geschützt.
Das Hinweisgeberportal dient nicht zur Äußerung
- Persönlicher Meinungen, Kritik oder Verleumdung des Managements oder der Qualifikation von Firmen- oder Konzernverantwortlichen
- Unzufriedenheit oder Uneinigkeit mit Mitarbeitern
- Kritik oder Verleumdung des persönlichen Verhaltens von anderen Angestellten
Dieses System steht in mehreren Sprachen bereit und erlaubt einen vertraulichen und durch spezielle Verschlüsselung gesicherten Dialog. Hinweisgebende Personen entscheiden dabei selbst, ob sie ihren Namen angeben oder anonym bleiben möchten.
Alle Meldungen, die über das LegalTrity Portal der teilnehmenden MinebeaMitsumi Standorte abgegeben werden, gehen bei der zentralen Meldestelle (EU HR: Julia Preiss & Petra Storz) ein und der Erhalt wird bestätigt.
Für die Fallbearbeitung leitet die zentrale Meldestelle die Meldung an die zuständigen Fallbearbeiter (die Case Manager) weiter, die dann alle weiteren Maßnahmen in die Wege leiten und den Fall zum Abschluss bringen.
Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.