Loi sur la protection des lanceurs d’alerte
Chez MinebeaMitsumi, les employés ont toujours la possibilité d’exprimer leurs préoccupations et de fournir des informations de manière confidentielle et sécurisée concernant d’éventuels manquements à la loi, aux règlements internes et au code de conduite de MinebeaMitsumi (le Code de conduite).
Le Code de conduite résume toutes les règles de conduite essentielles au groupe et fournit à nos employés des conseils fiables.
Conformément aux réglementations européennes et nationales en matière de dénonciation, les lanceurs d’alerte bénéficient d’une protection spéciale. Ces réglementations régissent la protection des personnes qui ont obtenu des informations sur des violations liées à leurs activités professionnelles et qui signalent ces informations aux services désignés à cet effet. Elles ne subiront aucun préjudice du fait d’avoir signalé de manière légitime des violations.
Chaque signalement est examiné de manière approfondie, les cas suspects font l’objet d’une enquête et toute violation est systématiquement poursuivie et sanctionnée.
Les points de contact suivants sont à la disposition de nos employés :
Dans l’environnement de travail immédiat
Les employés peuvent contacter des personnes de leur environnement de travail immédiat pour poser des questions sur le code de conduite ou signaler des violations. Il s’agit notamment des responsables, de la direction, des délégués à la protection des données ou des membres du service des ressources humaines.
Système de signalement
Avec le portail de signalement « LegalTegrity », nous offrons à tous les employés la possibilité de signaler des violations de la conduite, des dispositions légales et des règlements internes de l’entreprise, même de manière anonyme.
Les informations fournies sont soumises à la confidentialité conformément aux dispositions légales. Les données à caractère personnel sont traitées conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation nationale correspondante. En outre, nous sommes tenus de protéger autant que possible l’identité du lanceur d’alerte et des personnes concernées par le signalement. Cela signifie que les données à caractère personnel ne seront divulguées qu’aux personnes responsables du bureau interne chargé des signalements et ne pourront être divulguées que dans des cas exceptionnels prévus par la loi.
L’identité des personnes qui signalent de fausses informations par négligence grave ou intentionnellement n’est pas protégée contre la divulgation.
Le système d’alerte ne doit pas être utilisé pour exprimer :
- des opinions personnelles, des critiques ou des diffamations à l’égard de la direction ou des qualifications des dirigeants de la société et/ou du groupe,
- le mécontentement ou les désaccords avec le personnel,
- des critiques ou des diffamations à l’égard du comportement personnel d’autres employés.
Ce système est disponible en plusieurs langues et permet un dialogue confidentiel sécurisé par un cryptage spécial. Les lanceurs d’alerte peuvent décider eux-mêmes s’ils souhaitent donner leur nom ou rester anonymes.
Tous les signalements soumis via le portail LegalTrity des sites MinebeaMitsumi sont reçus par le bureau des ressources humaines de l’UE situé à MTCE (Julia Preiss & Petra Storz) et leur réception est confirmée.
Pour le traitement des dossiers, le bureau central de signalement transmet le signalement aux responsables du dossier (les gestionnaires de dossier), qui prennent alors toutes les mesures nécessaires et mènent le dossier à son terme.
Les signalements sont documentés conformément aux exigences légales. La documentation est supprimée trois ans après la conclusion de la procédure. La documentation peut être conservée plus longtemps afin de se conformer aux exigences légales, dans la mesure où cela est nécessaire et proportionné.